Na jakimś etapie rozwoju swojej firmy zapewne dojdziesz do punktu, w którym będziesz potrzebować zatrudnić współpracowników. Nie jest to proste zadanie. Dzisiaj temat główny to: jak wybrać właściwą podstawę zatrudnienia w firmie odzieżowej.
Zapraszam!
Kiedy już podejmiesz decyzję o powiększeniu swojego zespołu, to najczęściej pojawia się pytanie: jaką umowę wybrać. Powiedziałabym, że klasycznym wyborem jest umowa o pracę. I w niektórych przypadkach faktycznie będzie to jedyna możliwa opcja. No, ale przecież wiadomo jak wysokie są koszty utrzymania pracownika. I ciągle rosną. Z tego powodu wielu przedsiębiorców zastanawia się nad możliwością wyboru innej opcji. Na przykład umowy zlecenia czy umowy o dzieło. O tym, czy możesz swobodnie wybierać pomiędzy tymi umowami pisałam tutaj.
Oprócz tych umów dużą popularnością cieszy się również tzw. samozatrudnienie, inaczej zwane B2B (business to business). Czyli współpraca z osobami, które prowadzą działalność gospodarczą i w jej ramach świadczą usługi. To rozwiązanie jest bardzo popularne z wielu względów, ale przede wszystkim z uwagi na korzystne zasady oskładkowania ZUS i opodatkowania. Zwłaszcza aktualnie, w nowym ładzie, niskie stawki podatku ryczałtowego dla niektórych branż mogą zachęcać do wyboru tej formy współpracy. Osoba świadcząca pracę w ramach samozatrudnienia może dzięki temu tym otrzymywać wyższe wynagrodzenie. Jednak nie zawsze takie rozwiązanie będzie bezpieczne i rekomendowane.
Dlatego dzisiaj biorę na tapet temat czy B2B to zawsze możliwe rozwiązanie. Czyli jak wybrać właściwą podstawę zatrudnienia.
Wielu moich Klientów, gdy pytam ich, dlaczego współpracują z kimś na zasadzie B2B odpowiada: bo pracownik tak sam chciał. To niestety nie jest dobra odpowiedź 🙈. I to z dwóch powodów.
Po pierwsze, już samo nazywanie kogoś pracownikiem może sugerować, że tak naprawdę mamy do czynienia z zakamuflowaną umową o pracę, a nie ze współpracą z osobą prowadzącą własną działalność.
A po drugie, wybór podstawy współpracy, to nie jest kwestia tylko dogadania się ze współpracownikiem i jego preferencji w tym zakresie.
Wybór samozatrudnienia, czyli B2B jest możliwy wtedy, gdy dana współpraca nie może być zakwalifikowana jako stosunek pracy. Na pewno chcesz wiedzieć, co to znaczy w praktyce. Otóż zarówno kodeks pracy, jak i wytyczne zawarte w orzeczeniach Sądu Najwyższego wskazują, jaką współpracę należy uznać za stosunek pracy. Kluczowymi cechami stosunku pracy są: podporządkowanie pracownika pracodawcy, a także ściśle określony czas i miejsce realizacji zadań przez pracownika.
Przykład:
Jeśli zatrudniasz w swojej firmie osobę do pracy w recepcji, która ma pracować w siedzibie Twojej firmy codziennie od 9-17, zapewniasz jej cały sprzęt, firmowy strój, jest ona całkowicie podlega przełożonym w strukturze twojej firmy, no to raczej nie zatrudnisz jej na B2B.
Pod uwagę brane są również inne kwestie, takie jak np. osobisty charakter świadczenia pracy.
Przy umowie o pracę, powierzone zadania bezwzględnie muszą być świadczone przez konkretną osobę i żadne zastępstwa nie są dopuszczalne. Wyobraź sobie, że pracujesz na etacie, gorzej się czujesz i wysyłasz do pracy siostrę. No way. Ale przy współpracach z przedsiębiorcami, nie jest to już takie oczywiste.
Inne elementy brane pod uwagę do oceny czy naprawdę mamy do czynienia z działalnością gospodarczą czy tylko z ukrytą umową o pracę to odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat wykonywanych czynności, a także to, kto ponosi ryzyko gospodarcze związane z prowadzoną działalnością. Jeśli ponosi je zlecający realizację usług to istnieje ryzyko uznania, że tak naprawdę współpraca nosi cechy umowy o pracę.
Elementów współpracy, które mogą być analizowane w danej sprawie bywa więcej. Czasami natomiast wystarczy, że jeden element jest na tyle istotny, że przesądza o kwalifikacji danej umowy, jako umowy o pracę. W razie sporu decyzuje o tym sąd.
Zgodnie z przepisami, nie można zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy charakterystycznych dla stosunku pracy. Jeśli zatem dana współpraca spełnia przesłanki do uznania ją za umowę o pracę, to nie można w jej miejsce zawrzeć innej umowy. Jednocześnie sama nazwa umowy nie ma tu znaczenia. Czyli jeśli Twój współpracownik wykonuje pracę w warunkach typowych dla umowy o pracę, to jest to stosunek pracy i kropka. Nie ważne jak nazwaliście łączącą Was umowę.
To treść umowy ma znaczenie. Dlatego koniecznie musisz mieć umowę z osobą, z którą współpracujesz na B2B. Co wcale nie jest takie oczywiste, bo bardzo często widzę współpracę, które funkcjonują latami bez spisanej umowy. W razie zakwestionowania takiej współpracy bez spisanej umowy jesteś na z góry przegranej pozycji. Co więcej taka umowa nie powinna zawierać instytucji typowych dla umowy o pracę.
Przykład:
Jeśli zapiszesz w kontrakcie B2B, że twojemu współpracownikowi przysługuje 26 dni urlopu rocznie, to jest to strzał w kolano. Oczywiście samo to już wskazuje, że możemy mieć do czynienie ze stosunkiem pracy jedynie nieco zakamuflowanym.
Takich kwestii jest zdecydowanie więcej, dlatego umowy B2B powinny być szczególnie skrupulatnie zweryfikowane czy przypadkiem nie ma w nich instytucji typowych dla stosunku pracy.
Musisz również pamiętać, że oprócz brzmienia umowy bardzo ważne jest to, jak taka współpraca wygląda w praktyce. Znowu podam przykład z recepcją.
Przykład:
Nawet jeśli napiszesz, że to umowa współpracy z osobą prowadząca działalność gospodarczą, ale w praktyce ta osoba będzie realizować zadania w sposób typowy dla pracownika, czyli siedzieć codziennie od 9-17, podpisywać listę obecności itp. to uwierz mi, że bardzo trudno będzie obronić B2B.
Jedna z takich szczególnie ryzykownych sytuacji, z którymi ja się spotykam to tzw. „przechodzenia na B2B”. Często mam do czynienia z sytuacją, gdy moi Klienci przez jakiś czas zatrudniają kogoś jako pracownika, czyli na umowie o pracę, albo na podstawie umowy zlecenia, a następnie, z różnych względów, najczęściej finansowych, chcą aby współpraca dalej przebiegała na zasadzie samozatrudnienia. Taka zmiana jest ryzykowna.
Dlaczego?
Ponieważ m.in. ZUS uważa, że skoro wcześniej stosunek pracy był właściwy i nic się w zakresie ani sposobie realizacji zadań nie zmieniło, to znaczy, że współpraca nadal powinna być kontynuowana na podstawie umowy o pracę.
Uwaga:
Jakiekolwiek zmiany w tym zakresie powinny być naprawdę bardzo dobrze przemyślane i realizowane z bardzo dużą ostrożnością.
Najgorsze co możesz zrobić to po prostu rozwiązać umowę o pracę, kazać byłemu pracownikowi założyć działalność i wystawiać Ci faktury. Uff…
Inny przypadek, gdy powinna zapalić Ci się lampka ostrzegawcza, to taka, gdy kilku Twoich pracowników wykonuje zadania na podstawie umowy o pracę, a kilku innych realizuje te same zadania, w ten sam sposób, ale na podstawie B2B.
Dam Ci przykład.
Przykład:
Zatrudniasz kilku grafików. Siedzą w jednym pokoju. Kilku z nich zatrudniasz na podstawie umowy o pracę, a kilku innych pracuje na podstawie B2B (bo tak chcieli). A wszyscy oni robią to samo, i to w taki sam sposób.
Taka sytuacja jest nieprawidłowa. Bo jeśli coś się nadaje do realizacji na podstawie umowy o pracę, to znaczy, że ta podstawa prawna jest właściwa. Każda inna może być łatwo zakwestionowana przez ZUS, lub przez osoby, którym w pewnym momencie jednak będzie zależeć na umowie o pracę.
Konsekwencje mogą pojawić na kilku płaszczyznach.
Jedna z nich to ta wspomniana już powyżej czyli ze strony ZUS. Jeśli bowiem ZUS uzna, że wcale było tu współpracy B2B, dalej może uznać, że dana osoba wcale nie podległa ubezpieczeniom społecznym jak osoba prowadząca działalność gospodarczą, a powinna podlegać jako pracownik. Wówczas ZUS może żądać od płatnika (czyli Ciebie) zaległych składek i to z odsetkami.
Konsekwencje mogą pojawić się też ze strony takiego współpracownika, który może zgłosić się z roszczeniami o wypłatę świadczeń typowych dla stosunku pracy np. wynagrodzenia i dodatku za prace w nadgodzinach czy ekwiwalentu za urlop. Przypuszczam, że jedna osoba nie zrobi na Tobie aż takiego wrażenia, ale już kilku pracowników i skala 5 lat (bo za taki okres ZUS może dochodzić zaległych składek) może spowodować zawrót głowy.
Tak jest to możliwe, ale każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy. Pamiętaj, każda sytuacja, w której wahasz się jaka podstawę współpracy wybrać wymaga wnikliwej analizy, czy możliwe jest zastosowanie samozatrudnienia czyli B2B.
Na dzisiaj to tyle. Mam nadzieję, że do następnego przeczytania!
Irena Pacholewska-Urgacz
radca prawny
Zrób audyt swojego sklepu internetowego i sprawdź, czy spełniasz najważniejsze wymogi prawne. Zamiast godzinami szperać w Internecie, dostaniesz ode mnie najważniejsze informacje w pigułce, które możesz wykorzystać od zaraz.
