Wbrew pozorom, pytanie o to czy zamiast umowy zlecenia można podpisać umowę o dzieło, nie jest wcale rzadkie. I pewnie wszyscy dobrze wiemy dlaczego. Wiadomo, że każda firma analizuje koszty i szuka sposobów, aby je zmniejszyć.
Pod tym względem umowa o dzieło jest bardzo kusząca, ponieważ w przeciwieństwie do innych form współpracy, w tym umowy zlecenia, nie stanowi samodzielnego tytułu do ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego. Wiem, brzmi skomplikowanie, ale chodzi o po prostu o to, że nie płaci się od niej składek ZUS. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o dzieło podpisywana jest pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. To znaczy, gdy jest już umowa o pracę, a dzieło pojawia się obok – wtedy trzeba odprowadzić składki do ZUS.
Natomiast umowa zlecenia, w przeciwieństwie do umowy o dzieło, rodzi obowiązek płacenia składek ZUS. Wyjątkiem są uczniowie i studenci poniżej 26 roku życia – w przypadku zawarcia z nimi umowy zlecenia pracodawca również nie musi odprowadzać składek ZUS. W konsekwencji umowa o dzieło jest po prostu w większości przypadków znacznie tańsza niż umowa zlecenia.
A jednak jest pewien haczyk. O tym, czy faktycznie mamy do czynienia z umową o dzieło nie decyduje sama nazwa umowy, lecz jej treść i faktyczne warunki jej realizacji. Czyli nie liczy się to jak nazwiemy jakąś umowę, ale to, co w niej napiszemy i jak w rzeczywistości będzie realizowana współpraca. W praktyce nazwanie umową o dzieło umowy, która de facto będzie umową zlecenia może być ryzykowne.
Dlaczego?
Przede wszystkim dlatego, że ZUS ma prawo skontrolować, czy dana umowa jest faktycznie umową o dzieło, czy też nie. Jeśli uzna, że pomimo nazwania umowy umową o dzieło, ma do czynienia ze zleceniem, będzie dochodził od ciebie zaległych składek i to z odsetkami. Oznacza to, że wybór złej umowy, który początkowo wydawał się korzystny finansowo, może po paru latach mocno uderzyć cię po kieszeni. Zwłaszcza jeśli była to stała praktyka i dotyczyła większej liczby osób w twojej firmie.
A wobec tego – czym różnią się te dwie umowy?
Podstawowo różnica polega na tym, że umowy te mają inny cel. Umowa o dzieło jest tzw. umową rezultatu, czyli interesuje nas wynik, to co powstanie na końcu. Przy umowie o dzieło chodzi o osiągnięcie indywidualnego, konkretnego efektu. Ważne jest to, że dzieło powinno mieć twórczy, indywidualny charakter, powinno odróżniać się od innych dzieł. Jeśli zatem umawiasz się z fotografem na konkretną sesję, w efekcie której mają powstać określone zdjęcia, to najprawdopodobniej właściwa będzie umowa o dzieło. Zgodnie z przepisami dzieło może mieć charakter materialny (np. logo) lub niematerialny. Z punktu widzenia ZUS, aby uznać za dzieło utwór, który ma charakter niematerialny (np. tłumaczenie), musi on być w jakiś sposób utrwalony (np. nagranie, zapis itp.)
W przeciwieństwie do umowy o dzieło, umowa zlecenia jest umową starannego działania. Chodzi więc o to, że strony umawiają się na świadczenie pewnych usług zgodnie z określonymi standardami, a nie na osiągnięcie konkretnego wyniku.
Kolejna różnica pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenia to powtarzalność. Dzieło najczęściej ma charakter jednorazowy, natomiast zlecenie zakłada pewną powtarzalność czynności.
Wracając do przykładu fotograficznego – jeśli umawiasz się z fotografem na jedną sesję, to możesz myśleć o umowie o dzieło. Jeśli natomiast zatrudniasz grafika, który stale opracowuje dla Ciebie zdjęcia np. na Twoje social media, to w takim przypadku umowa zlecenia wydaje się lepszym wyborem. ZUS jest tu bardzo wyczulony. Pomimo że kodeks cywilny nie wskazuje, że umowa o dzieło jest możliwa tylko, gdy strony współpracują raz, to jednak w praktyce stała współpraca na podstawie umowy o dzieło jest przez ten organ kwestionowana.
Również tutaj prawo przewiduje pewne różnice. Przy umowie o dzieło zasadą jest, że wykonawca może skorzystać z zastępstwa. Jeśli zatem zależy Ci, aby konkretna osoba realizowała dzieło (np. zrobiła projekt logo), to musisz to wyraźnie wskazać w umowie.
Z kolei przy w przypadku umowy zlecenia, przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju. Dlatego zawsze warto te tematy doprecyzować.
To, że od umowy zlecenia trzeba płacić składki ZUS to już wiesz. Ale podpisując umowę o dzieło, też będziesz mieć kontakt z ZUSem. Od 1 stycznia 2021 r. masz obowiązek informować ZUS o zawarciu umowy o dzieło, jeśli jesteś płatnikiem składek ZUS (zgłaszasz kogoś do ZUS) lub jeśli działasz jako osoba fizyczna. Termin na poinformowanie ZUS to 7 dni od zawarcia umowy o dzieło.
Wyjątkiem są sytuacje, gdy zawierasz umowę o dzieło ze swoim pracownikiem albo z osobą, która będzie realizować dzieło na rzecz swojego pracodawcy. Wyjątkiem są również sytuacje, gdy zawierasz taką umowę z osobą prowadzącą działalność gospodarczą i dzieło mieści się w zakresie prowadzanej przez nie działalności.
Kolejna rzecz, która różni umowę zlecenia o umowy o dzieło to wynagrodzenie. Teoretycznie zlecenie może być odpłatne lub nieodpłatne. A dzieło musi być odpłatne w każdym przypadku. Jednak brak odpłatności za zlecenie jest raczej tylko teoretyczny, ponieważ już od dawna w przypadku tej umowy trzeba stosować minimalną stawkę godzinową. Od 1 stycznia 2023 r. wynosi ona 22,80 zł brutto, a od 1 lipca 2023 r. ma wynosić 23,50 zł brutto zł brutto.
Konieczne jest również ewidencjonowanie godzin przepracowanych na zleceniu, tak aby można było sprawdzić, czy wynagrodzenie zleceniobiorcy nie jest zbyt niskie. W przypadku umowy o dzieło umawiacie się tak jak Wam pasuje. Nie ma stawek minimalnych, nie ma ewidencji godzin. Decyduje rynek i strony.
No i na koniec wypowiedzenie, czyli jak można zrezygnować ze współpracy. W przypadku zlecenia w zasadzie można wypowiedzieć je w każdym czasie. W praktyce strony w umowie najczęściej przewidują jakiś okres wypowiedzenia i ja rekomenduję takie rozwiązanie. Wiele ono ułatwia
Przy umowie o dzieło nie umawiasz się na stałą współpracę tylko na osiągnięcie określonego rezultatu. Dlatego też nie ma tu mowy o żadnym okresie wypowiedzenia. Od umowy o dzieło można natomiast odstąpić tylko w ściśle określonych w przepisach przypadkach.
Jak widzisz umowa zlecenia i umowa o dzieło to dwie zupełnie różne umowy. Powinno się je stosować w innych okolicznościach. Nie można ich swobodnie zastępować. Nadużywanie dzieła jest ryzykowne i koniec końców może wiązać się ze sporym ryzykiem finansowym.
Daj znać, czy ten wpis Ci się podobał i czy jest dla Ciebie przydatny.
Do przeczytania :)
Irena Pacholewska-Urgacz
radca prawny
Zrób audyt swojego sklepu internetowego i sprawdź, czy spełniasz najważniejsze wymogi prawne. Zamiast godzinami szperać w Internecie, dostaniesz ode mnie najważniejsze informacje w pigułce, które możesz wykorzystać od zaraz.
